こんにちは。
今回は「在庫管理をエクセルでやっているけど、そろそろ限界かも…」と感じている方向けに、実務ベースで解説していきます。
私自身、これまで多くの中小企業さんの業務改善に関わってきましたが、似たような相談はよくあります。
エクセルでの在庫管理は、ある規模を超えると必ず破綻します。
ただし、いきなり高額なシステムを入れるのは金額的に難しいこともあります。
この記事では「現実的な解決方法」まで具体的にお話しします。
エクセル在庫管理が限界になる3つの理由
まず、なぜ限界が来るのかを整理します。
① 更新がリアルタイムで反映されない
エクセルの場合、
誰かが更新する
別の人が古いファイルを見る
上書きされる
という問題が必ず起きます。
結果として、
「在庫あると思ったのに無い」
「二重発注」
こういう事故が発生します。
② 人に依存しすぎる
エクセル管理の場合、
入力ルールを守る人
正しく更新する人
に依存します。
つまり、担当者が変わると崩壊します。
これはかなり多いです。
③ データが分散する
よくあるパターン：
在庫はエクセル①、発注はエクセル②、売上はエクセル③、と別々で管理している。
結果：つながらない。。
これで何が起きるかというと、
正確な在庫がわからない。
じゃあどうする？現実的な解決方法
しかし、
「じゃあ高い在庫管理システム入れよう」
なんですが、これは正直おすすめしません。
理由はシンプルで、
オーバースペックになるケースが多いから
です。金額が「高い」ので辛いですし、そもそも要らない機能もたくさんあり小規模な会社には無駄だったり、あるいは混乱の元だったりもします。
解決策は「自社専用」に「小さくシステム化」です
① 必要な機能だけに絞る
例えば：
在庫の増減管理
発注管理
一覧表示
これだけで十分なことが多いです。本当に必要なものに絞ってシステム化しましょう。
② クラウド化する
スマホでも見れる
複数人で同時更新できる
ローカルのエクセルで管理している場合と違い、これだけで事故が激減します。
③ 自社に合わせて作る
既製品だと先述の通り、
使いにくい
余計な機能が多い
自社の業務の流れとちょっと違う
という問題が出ます。
なので
「自社の業務に合わせたシンプルな仕組み」を作るのがベストです
システムの金額感は？
確かに従来は、
千万単位、安くても数百万円の開発
数ヶ月の期間
みたいな世界でした。
ただ、今は違います。
AI
ノーコード
と言った技術を使うことで、圧倒的に安く作ることができます。
安く・早く・小さく、しかも「自社専用」として開発可能です。
在庫管理アプリ：事例
弊社では以下のような中小企業向けのシンプルな管理画面をコストを抑えて開発しています。サンプルのイメージを共有します。
ダッシュボード
在庫管理
入出庫管理
発注管理
スマホ対応
PCではなく、現場でスマホから見たいという要望にも対応し、スマホ最適化も簡単に可能です。
在庫管理アプリ：まとめ
今回は、在庫管理などの業務をエクセルから脱却しシステム化する方法について書いてきました。
今はノーコードやAIなど、コストを抑えつつ自社独自の業務に合わせたWebシステム開発・アプリ開発が可能です。
コスト面で悩んでいたり、業務改善・DXと言われてもそもそもどう進めたらいいかわからず悩んでいたりする方は、ぜひ気軽にご相談ください。ふわっとしたご要望でも構いませんので、一緒に考えていきましょう。