イベントやセミナーの管理って、意外と手間がかかります。
申込はフォームやメール
管理はExcel
当日は紙で受付
請求は別で作成
という形で、バラバラに管理しているケースが多いです。
一見回っているように見えますが、
申込状況が分かりづらい
当日の受付で混乱する
請求漏れが発生する
といった問題が出てきます。
今回は、このあたりをまとめて管理できる
イベント予約アプリを実際に作ってみたので、
どんな機能があれば成立するのかを紹介します。
よくある運用（Excel管理）
まず、よくあるパターンです。
申込
Googleフォームやメールで受付
管理
Excelに転記
ステータスを手動更新
当日受付
紙の名簿
手作業でチェック
請求
別で請求書作成
この流れだと、
転記ミス
最新状態が分からない
二重管理
がどうしても発生します。
解決方法はシンプルです
やることはこれだけです。
申込・受付・請求を一つにまとめる
これだけで、かなり整理されます。
実際に作ってみたアプリ
シンプルなイベント予約管理から請求までのアプリを作ってみたので紹介します。
管理者側：イベント一覧・イベント登録
イベント名
日付
定員
申込数
が一覧で見えるようにしています。
新規登録画面からイベントを新規に登録します。
イベント詳細・申込管理
イベントごとに
申込者一覧
ステータス（未受付 / 受付済）
参加予定
が確認できます。
Excelで管理していると、このあたりが見えにくくなりますが、一覧で見えるだけでもかなり楽になります。
申込機能（ユーザー側）
ユーザー側はシンプルです。
イベントを選ぶ
申込する
これだけです。
必要以上に機能を増やさない方が、実際には使われます。
当日の受付
当日は受付画面を使って、
名前で検索
ワンタップで受付完了
という流れにしています。
紙の名簿と違って、
リアルタイムで状態が更新される
誰が来たかすぐ分かる
という点が大きいです。
請求管理
受付データを元に、
参加者のみ請求
金額を自動計算
一覧で管理
請求書のPDF発行
ができるようにしています。
ここがExcel運用だと一番ズレやすい部分なので、自動化するメリットは大きいです。
この構成で十分な理由
イベント管理は、意外とシンプルで、
申込
管理
受付
請求
この4つがつながっていれば成立します。
よくある失敗として、
「最初から高機能にしすぎる」
というものがありますが、
まずはこのくらいの構成で十分です。
AI時代の開発の考え方
少し前であれば、
数百万規模の開発
数ヶ月の期間
が必要でした。
ただ今は、
AIを使った開発
ノーコードツール
などにより、
小さく作って試すことが現実的になっています。
特にこのようなイベント管理のような業務は、
複雑なロジックが少ない
シンプルな構造で成立する
ので、最初の一歩としてもやりやすい領域です。
業務システムの開発・DXはCitrus Appへご相談ください。
これまで書いてきたように、業務アプリ・Webシステムは、少し前と比較すると、今は圧倒的に低コストで開発可能になってきました。
こうなってくると、開発会社に必要なのは「業務の理解」と「提案」のスキルです。
弊社はコストを抑えて開発するだけではなく、貴社業務を深く理解し、貴社の業務に寄り添い最適なサービスを提案します。
興味のある方はいつでもお声がけください。