こんにちは。
今回は、契約書作成の手間を一気に削減するため、シンプルな契約書作成、レビュー管理システムを作ってみました。
そこで、中小企業でも始めやすい効率化について書いてみたいと思います。
よくある契約業務の悩み
契約書周り、こんな状態になっていませんか？
Wordのテンプレを毎回コピー
会社名や金額を手入力
PDFに変換
電子契約サービスにアップロード
毎回同じ作業の繰り返し
これ、地味に時間を取られます。
特に案件数が増えてくると、
契約業務がボトルネックになることも多いです。
解決方法：契約書生成アプリを作る
今回おすすめするのは、
自社独自の契約書生成・管理アプリを開発する方法
です。
ポイントはシンプルで、
テンプレを用意
入力フォームを作る
自動生成する
これだけです。
機能一覧
今回の構成はこんな感じです。
■ 基本機能
顧客管理
契約テンプレ管理（基本契約・個別契約）
契約情報入力
契約書自動生成
■ 効率化機能
AIレビュー（リスク・抜け漏れチェック）
PDF自動生成
ファイル名自動付与
■ 管理機能
契約ステータス管理
契約一覧・検索
履歴管理
ダッシュボード
最新の契約や必要な情報が一通り表示されてみやすくなっています。
新規契約作成
事前に用意されたテンプレートを選択し、可変な項目を入力するだけで契約書が作成されます。
テンプレート管理
こんな感じでテンプレートを複数事前に用意しておくことで、とてもスムーズに契約書作成ができます。
AIレビュー機能
↑できあがった契約書はAIレビューボタンからレビューしてもらえます。
↑こんな感じでリスクの高いものを具体的に指摘してもらえます。これだけで大抵の案件は弁護士要らずになるのではないでしょうか。
スマホからも簡単に
もちろんスマホ対応されてますので、移動中でもモバイル端末から簡単に入力できます。
ここが一番効く
特に効果が大きいのはこの3つです。
手入力の削減
PDF生成の自動化
AIレビュー
これだけで、
契約書作成の時間が1/3〜1/5くらいになります。
電子契約はどうする？
電子契約については2パターンあります。
① まずは手動（おすすめ）
PDFを出力
既存の電子契約サービスにアップ
これで十分効率化できます
② API連携（将来拡張）
契約書を自動送信
署名状況を自動取得
GMOサインやクラウドサインなどと連携可能
なぜ全部開発しないのか
ただし、電子契約そのものは、
本人確認
改ざん防止
証拠力
などが必要になるため、非常に重く、自分たちで開発するのは少しやりすぎです。
ここは既存サービスに任せるのが現実的です。
契約書管理システム：まとめ
契約業務は、
「作業」から「仕組み」に変えるべき領域です
今回の構成なら、
すぐ効果が出る
後から拡張できる
コストも抑えられる
というバランスの良い形になります。
コストを抑えて素早くシステム開発をご希望の方はご相談ください
今はノーコードやAIなど、コストを抑えつつ自社独自の業務に合わせたWebシステム開発・アプリ開発が可能です。
コスト面で悩んでいたり、業務改善・DXと言われてもそもそもどう進めたらいいかわからず悩んでいたりする方は、ぜひ気軽にご相談ください。ふわっとしたご要望でも構いませんので、一緒に考えていきましょう。